ZASADY ROZLICZANIA SKŁADEK  NA UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE OSÓB PRZEBYWAJĄCYCH NA URLOPACH WYCHOWAWCZYCH LUB POBIERAJĄCYCH ZASIŁEK MACIERZYŃSKI

Komentarz przygotowany przez Centralę Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.  Źródło: www.zus.pl

SPIS TREŚCI

I.                    Podleganie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym

II.                 Podstawa wymiaru oraz wysokość składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

III.              Podleganie ubezpieczeniu zdrowotnemu, podstawa wymiaru oraz wysokość składki

IV.             Płatnicy składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne

V.                 Zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego

VI.              Przykłady

WZORY WYPEŁNIENIA IMIENNYCH RAPORTÓW MIESIĘCZNYCH:

Przepisy ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. nr 137, poz. 887) i ustawy z dnia 6 lutego 1997r. o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym (Dz. U. nr 28, poz.153) w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 11 stycznia 2001r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. nr 8, poz. 64), wprowadziły zmiany w zakresie trybu zgłaszania do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych i ubezpieczenia zdrowotnego oraz zasad rozliczania składek za osoby przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego1).

Wspomniane zmiany polegały na nałożeniu na płatników składek obowiązku zgłaszania do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego oraz rozliczania składek na ubezpieczenia osób, którym wypłacają zasiłki macierzyńskie lub którym udzielili urlopu wychowawczego; z wyjątkiem osób, którym zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego albo zasiłek wychowawczy wypłacał ZUS.

Biorąc pod uwagę fakt, że wprowadzenie zmian w trakcie miesiąca rozliczeniowego mogło spowodować utrudnienia w poprawnym rozliczeniu należnych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz ubezpieczenie zdrowotne osób przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński, przyjęto, że płatnicy składek zobowiązani byli do stosowania nowych zasad za okres podlegania ubezpieczeniom wymienionych osób od 1 czerwca 2001r.

Za okres od 1 maja 2004r. nastąpiły zmiany w zakresie sporządzania dokumentów za osoby przebywające na urlopach wychowawczych wprowadzone ustawą z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. nr 228, poz. 2255) oraz ustawą z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej (Dz. U. nr 64, poz. 593). Poczynając od rozliczeń za maj 2004r. płatnikami składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz ubezpieczenie zdrowotne osób przebywających na urlopach wychowawczych są tylko pracodawcy oraz rolnicze spółdzielnie produkcyjne.

1)

Zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego jest wypłacany wyłącznie przez oddziały ZUS, które stosują  w tym zakresie przepisy dotyczące zasiłku macierzyńskiego. Ilekroć w dalszej części poradnika jest mowa o zasiłku macierzyńskim, należy przez to rozumieć także zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Zasady podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu osób przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński, a także zasady sporządzania dokumentów rozliczeniowych oraz ustalania podstawy wymiaru składek są przedstawione w niniejszym poradniku.

Należy podkreślić, że w odniesieniu do osób przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński płatnik składek wykazuje tylko należne składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz ubezpieczenie zdrowotne w odpowiednich dokumentach rozliczeniowych. Nie dokonuje natomiast wpłaty tych składek do ZUS.

Zatem za osoby przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński, poczynając od raportów za czerwiec 2001r., płatnicy składek sporządzają dodatkowo raporty z odpowiednim kodem tytułu ubezpieczenia, od 12 10 xx do 12 40 xx, w których wykazują należne składki na ubezpieczenia. Za okres od 27 września 2001r. zalecano, aby dokumenty rozliczeniowe za osoby przebywające na urlopach wychowawczych płatnicy sporządzali z kodem 12 11 xx, natomiast za okres od października 2003r. dla celów rozliczania składek za osoby na urlopach wychowawczych obowiązuje wyłącznie kod tytułu 12 11 xx .

Płatnicy składek sporządzają również dotychczasowe raporty dla tych osób, np. raport ZUS RSA z kodem 01 10 xx i kodem świadczenia/przerwy 121,122, 311.

I.                   PODLEGANIE UBEZPIECZENIOM EMERYTALNEMU I RENTOWYM

Zgodnie z art. 6 ust.1 pkt 19 ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają osoby przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński.

Jednocześnie art. 9 ust. 6 tejże ustawy stanowi, że wymienione osoby podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym lub pobierania zasiłku macierzyńskiego tylko wówczas, gdy nie mają ustalonego prawa do emerytury lub renty i nie posiadają innych tytułów rodzących obowiązek ubezpieczeń społecznych.

Przez inny tytuł nie należy rozumieć tytułu, z którego dana osoba nabyła prawo do zasiłku macierzyńskiego lub urlopu wychowawczego.

Sytuacje, w jakich wymienione osoby nie podlegają ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym lub pobierania zasiłku macierzyńskiego przedstawia poniższa tabela.           

Niepodleganie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym

N – osoba z tego tytułu nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
O – ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tego tytułu mają charakter obowiązkowy.

Z zamieszczonej wyżej tabeli wynika na przykład, że:

•           Osoba przebywająca na urlopie wychowawczym lub pobierająca zasiłek macierzyński nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym lub pobierania zasiłku macierzyńskiego, jeżeli ma ustalone prawo do emerytury lub renty.

Uwaga!
Pod pojęciem renta należy rozumieć wyłącznie świadczenie pieniężne z systemu ubezpieczenia społecznego (realizowanego w naszym kraju przez ZUS i KRUS) bądź zaopatrzenia emerytalnego (np. żołnierzy zawodowych czy funkcjonariuszy Policji). Nie ma przy tym znaczenia, czy jest to renta z polskiego czy zagranicznego systemu ubezpieczenia, bądź zaopatrzenia społecznego.
W rozumieniu powołanego art. 9 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie jest rentą m.in. renta wypłacana na podstawie przepisów prawa cywilnego (np. renta wyrównawcza) czy renta socjalna przyznawana na podstawie przepisów ustawy z dnia 27 czerwca 2003r. o rencie socjalnej (Dz. U. nr 135, poz. 1268).

•           Osoba, która w okresie przebywania na urlopie wychowawczym lub pobierania zasiłku macierzyńskiego pobiera równocześnie stypendium sportowe, nie może być objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym lub pobierania zasiłku macierzyńskiego, gdyż posiada inny tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń.

•           Jeśli w okresie przebywania na urlopie wychowawczym lub pobierania zasiłku macierzyńskiego osoba wykonuje umowę zlecenia (zawartą z własnym lub innym pracodawcą), to w okresie wykonywania tej umowy podlega ubezpieczeniom społecznym jako zleceniobiorca, nie podlega natomiast ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym lub pobierania zasiłku macierzyńskiego.

•           Gdy w okresie przebywania na urlopie wychowawczym lub pobierania zasiłku macierzyńskiego osoba podejmuje dodatkowe zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, zawartej z własnym lub innym pracodawcą, wówczas od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia jego ustania nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym lub pobierania zasiłku macierzyńskiego.

•           Jeżeli w okresie przebywania na urlopie wychowawczym lub pobierania zasiłku macierzyńskiego osoba podejmuje prowadzenie pozarolniczej działalności, to z dniem rozpoczęcia prowadzenia tej działalności nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym lub pobierania zasiłku macierzyńskiego.

•           Gdy osoba przebywająca na urlopie wychowawczym lub pobierająca zasiłek macierzyński zawarła umowę o dzieło z własnym pracodawcą, w okresie wykonywania tej umowy nadal podlega ubezpieczeniom społecznym z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym lub pobierania zasiłku macierzyńskiego.

•           Jeżeli osoba zatrudniona równolegle u dwóch pracodawców albo posiadająca dwie umowy o pracę u tego samego pracodawcy z obydwu tych tytułów przebywa na urlopie wychowawczym powinna wskazać, który z pracodawców będzie płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne w okresie przebywania na urlopie wychowawczym.
Za okres do 30 kwietnia 2004r. gdy wymieniona osoba miała prawo do zasiłku wychowawczego, płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne powinien być ten pracodawca, który wypłacał jej zasiłek wychowawczy.

•           Jeżeli osoba przebywająca na urlopie wychowawczym urodzi kolejne dziecko w trakcie trwania tego urlopu i nabywa tym samym prawo do zasiłku macierzyńskiego, podlega ubezpieczeniom z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego.

•           W sytuacji gdy pracownica mająca dwie umowy o pracę rodzi dziecko i pobiera w związku z tym dwa zasiłki macierzyńskie, podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu pobierania obu zasiłków.

•           Osoba przebywająca na urlopie wychowawczym lub pobierająca zasiłek macierzyński, posiadająca gospodarstwo rolne, podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym lub pobierania zasiłku macierzyńskiego.

•           Osoba pobierająca zasiłek macierzyński z dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, kontynuująca wykonywanie pozarolniczej działalności, z której nabyła prawo do zasiłku, podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego.

Osoba przebywająca na urlopie wychowawczym lub pobierająca zasiłek macierzyński zobowiązana jest poinformować płatnika składek o ustaleniu prawa do emerytury lub renty albo o posiadaniu innego tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych. Wzór oświadczenia w tej sprawie stanowi załącznik 1 do niniejszego poradnika.

Dopóki płatnik nie uzyska wymienionego oświadczenia osoby pobierającej zasiłek macierzyński lub przebywającej na urlopie wychowawczym – nie powinien sporządzać dokumentów składkowych dla tej osoby.

Osoby przebywające na urlopie wychowawczym lub pobierające zasiłek macierzyński nie podlegają z tego tytułu ubezpieczeniu chorobowemu i wypadkowemu (art. 11 ust. 1 i 2 oraz art. 12 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

II.                PODSTAWA WYMIARU ORAZ WYSOKOŚĆ SKŁADEK NA UBEZPIECZENIA EMERYTALNE I RENTOWE

Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński finansuje w całości budżet państwa.

Wysokość składek na te ubezpieczenia, wyrażona w procentach, jest jednakowa dla wszystkich ubezpieczonych i wynosi:

•           na ubezpieczenie emerytalne - 19,52%podstawy wymiaru,

•           na ubezpieczenia rentowe - 13,00%podstawy wymiaru.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych od 1 stycznia 2002r. do 30 kwietnia 2004r. stanowiła kwota odpowiadająca wysokości zasiłku stałego z pomocy społecznej.

Natomiast za okres od 1 maja 2004r. jest to kwota odpowiadająca wysokości świadczenia pielęgnacyjnego, o którym mowa w art. 17 ust. 3 ustawy o świadczeniach rodzinnych, tj. kwota 420zł.

Ustalając podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych stosuje się zasadę proporcjonalnego zmniejszania podstawy wymiaru za miesiąc, w którym nastąpiło odpowiednio objęcie lub ustanie obowiązkowych ubezpieczeń z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym. W takim przypadku kwotę podstawy wymiaru składek zmniejsza się proporcjonalnie, dzieląc ją przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i mnożąc przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom.

Prawidłowość ustalenia podstawy wymiaru składek osób przebywających na urlopach wychowawczych ilustrują poniższe przykłady.

Przykład 1
Osoba niemająca prawa do emerytury lub renty oraz nieposiadająca innego tytułu ubezpieczeń społecznych przebywa na urlopie wychowawczym od 15 stycznia 2005r. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za maj dla tej osoby należy ustalić w następujący sposób:

•           za okres od 1 maja 2004r. Świadczenie pielęgnacyjne wynosi 420zł i jest to podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za cały miesiąc podlegania ubezpieczeniom:
420zł : 31 (liczba dni miesiąca)x17 (liczba dni podlegania ubezpieczeniom = 230,323 zł

•           kwotę podstawy wymiaru składek należy zaokrąglić do pełnych groszy w górę, jeżeli końcówka jest równa lub wyższa od 0,50 grosza, bądź w dół, jeżeli jest niższa od 0,50 grosza

•           po dokonaniu zaokrąglenia, zgodnie z podanymi wyżej zasadami, podstawa wymiaru w omawianym przypadku wynosi 230zł 32gr

•           od tak ustalonej podstawy wymiaru należy następnie wyliczyć należne składki:
- na ubezpieczenie emerytalne 230zł 23gr x 19,52% = 44zł 96gr
- na ubezpieczenie rentowe 230zł 32gr x 13% = 29zł 94gr.

Należne kwoty składek na ubezpieczenia społeczne, wykazywane w imiennych raportach miesięcznych, zaokrągla się do pełnych groszy w górę, jeżeli końcówka jest równa lub wyższa od 0,50 grosza, bądź w dół, jeżeli jest niższa od 0,50 grosza.

Przykład 2
Osoba przebywająca na urlopie wychowawczym przez cały styczeń 2005r. poinformowała płatnika, że w okresie 10-15 stycznia wykonuje umowę zlecenia. Płatnik ustala podstawę wymiaru składek za okres podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym tej osoby z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym. W tym przypadku będzie to kwota w wysokości 25/31 świadczenia pielęgnacyjnego.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób pobierających zasiłek macierzyński stanowi kwota tego zasiłku (pełna kwota zasiłku przed potrąceniem zaliczki na podatek).

Przykład 3
Osobie pobierającej zasiłek macierzyński, podlegającej ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tego tytułu, wypłacono w styczniu zasiłek macierzyński w wysokości 1840zł, za okres od 15 do 30 stycznia 2005r. Kwota tego zasiłku stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Przykład 4
Osoba pobrała w czerwcu zasiłek macierzyński w wysokości 1800zł, za okres od 1 do 30 stycznia 2005r. Równocześnie w okresie 10-12 stycznia wykonywała umowę zlecenia. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tej osoby stanowi kwota zasiłku macierzyńskiego przysługującego za okresy podlegania ubezpieczeniom, tj. 1-9 oraz 13-30 stycznia.
Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe powinna być ustalona w następujący sposób:
1800zł (kwota zasiłku za cały styczeń): 30 = 60,00 zł (zasiłek za 1 dzień) x 27 (liczba dni podlegania ubezpieczeniom) = 1620,00zł

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe powinna być wykazana w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA lub w bloku III.B, IV.B... w polu 04.

Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe powinny być wykazywane w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA w bloku III.B, IV.B w polu 11 (kwota składki na ubezpieczenie emerytalne finansowana przez płatnika) i w bloku III.B, IV.B... w polu 12 (kwota składki na ubezpieczenia rentowe finansowana przez płatnika).

Następnie składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - sumowane z raportów ZUS RCA - powinny być wykazywane w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA w bloku IV pola 10, 11 oraz 12 (składki finansowane przez budżet państwa).

Uwaga!
Pamiętać należy, że podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest ograniczona i w danym roku kalendarzowym nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej (w 2005r. jest to kwota 72.690zł). Ograniczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dotyczy wszystkich tytułów do ubezpieczeń w danym roku kalendarzowym, z których od podstawy wymiaru obliczane były składki na wymienione ubezpieczenia (w tym również pobierania zasiłku macierzyńskiego lub przebywania na urlopie wychowawczym).

Przykład 5
Osoba pobiera zasiłek macierzyński od 15 października 2004r. Górną roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osi...